Llevo muchos años redactando y recibiendo notas de prensa. Sigue siendo la herramiengta de la comunicación por excelencia. Hay mucha literatura sobre esta (la) herramienta. Sin embargo, pese al tiempo transcurrido, las notas vistas -y enviadas-, se me ocurre que no deberíamos olvidar nunca este ‘pentálogo’ imprescindible. Cierto es que la palabra ‘pentálogo’ no existe. Por analogía y mutatis mutandi, que me perdonen los puristas, estos cinco mandamientos o reglas son, a mi juicio, de ineludible cumplimiento, y deberían estar siempre a la vista de cualquier responsable de comunicación. Aunque todos los mandamiento se reúnen en uno sólo, piensa siempre en el receptor y en su tiempo: nunca te equivocarás.

1.- Pon título a tu correo electrónico. Es increíble que aún se envíen correos electrónicos con ‘sin asunto’  o ‘nota de prensa’. Identifica de qué va tu envío.

2.- Usa texto plano. Se agracede para la gestión del texto que éste venga directamente pegado en el cuerpo del correo electrónico. Otros formatos como word´s o pdf´s adjuntos, restan mucho tiempo. Si quieres quedar bien con tu cliente puedes editar una nota (para él) con todos los colorines que desees, pero al receptor de información, toda la parafernalia corporativa puede sobrar y hasta incordiar.

3.- Si usas texto plano, enlaza dominios, palabras, secciones, fotos, vídeos, etc. Facilita la tarea al receptor de tu información con un simple clic. Enriquece los textos. Para fuentes las de Versalles: arial, time new roman o helvética, funcionan muy bien. Siempre en negro y en tamaño 11 ó 12.

4.- No uses recursos pesados. ¿De qué sirven fotografías de 4 megas? Colapsan innecesariamente el buzón de correo. Envía una o dos fotografías e invita a ver el resto de galerías, archivos, audios y demás recursos en plaformas multimedia, blogs corporativos, etc. Si usas un ftp indica la dirección claramente y no olvides las claves de acceso. No des nunca por sentado que todo se sabe.

5.- Indica siempre una persona de contacto o de referencia. Conocemos a las agencias y empresas de comunicación. Pero en muchas ocasiones no sabemos a quién dirigirnos.